Une « Digital Workplace » est un « environnement de travail numérique », spécifique à une entreprise et dont le principe est de rassembler, sous forme digitale, la plupart des applications utilisées au quotidien par les collaborateurs. Parmi les principales applications courantes d’une Digital Workplace : les solutions de communication (visioconférence notamment) et de messagerie, le réseau social interne, des outils de travail collaboratif, un espace de stockage dans le cloud, une solution de gestion documentaire, les différentes applications métier… Ses outils sont en général fournis par différents éditeurs et rassemblés par un prestataire de Digital Workplace en vue d’en faire une solution intégrée et unifiée. La Digital Workplace est personnalisée pour chaque entreprise, mais aussi pour chaque collaborateur, selon son rôle et ses propres habitudes de travail. Elle doit être accessible sur les postes de bureaux, pour les collaborateurs sédentaires, mais aussi sur smartphone, tablettes et ordinateur portables, pour les travailleurs nomades ou dans le cadre du télétravail.
Sources : Alliance industrie du futur, Smart-Industries, Deloitte, Gartner
1 – Ne pas suffisamment structurer son projet. Il peut être tentant d’intégrer un très grand nombre de solutions dans la Digital Workplace. Mais pour être réellement efficace, le choix de ces outils doit s’inscrire dans une stratégie de digitalisation clairement définie, répondant aux besoins et objectifs spécifiques de l’entreprise.
2- Mettre en place une Digital Workplace « sur étagère ». Certains éditeurs proposent des Digital Workplace économiquement avantageuses, mais très généralistes. La plateforme doit au contraire être personnalisée au maximum, au moins en tenant compte des spécificités du secteur industriel.
3 – Développer la Digital Wokrplace sans consulter les collaborateurs. La plateforme doit être pensée « pour et par » les collaborateurs. Ils doivent donc activement participer au développement et aux premiers tests de la solution. Une formation à la plateforme est également à prévoir.
4 – Sous-estimer les difficultés d’intégration des applications. Même si théoriquement la plupart des applications peuvent être intégrées dans une Digital Wokplace, en pratique, des problèmes d’interopérabilité peuvent être rencontrés. Mieux vaut donc miser sur des outils ayant un socle technologique commun, quitte à changer certaines applications.
1 – Faciliter l’adoption des outils numériques au sein de l’entreprise. La Digital Workplace permet en effet un accès plus simple et rapide aux différentes applications digitales, via un point d’accès unique avec un système d’authentification centralisé.
2 – Casser les silos dans l’organisation de l’entreprise. La dimension collaborative de la Digital Workplace favorise l’échange d’informations et le rapprochement des équipes.
3 – Gagner en productivité. La Digital Workplace est censée faciliter les activités quotidiennes des collaborateurs, notamment la recherche d’information et l’organisation de leur temps de travail.
4 – Favoriser l’innovation. Le travail collaboratif, la plus grande facilité à trouver des données et les gains de temps permis par la Digital Workplace sont de nature à favoriser la créativité de collaborateurs. Ils ont davantage la possibilité d’être force de proposition.
1 – La DSI possède-t-elle toutes les compétences et l’expertise pour mener le projet de Digital Workplace ? Si ce n’est pas le cas, il peut être opportun de recourir à un prestataire externe ou à recruter ponctuellement un « digital workplace manager ».
2 – Le système d’information (SI) est-il capable d’accueillir la Digital Workplace ? Si non, il peut être nécessaire de le renforcer ou de s’orienter vers des offres en mode SaaS, hébergées sur le cloud.
3 – Quelles sont les problématiques de l’entreprise auxquels la Digital Worklace doit apporter des réponses ? Encore une fois, le projet doit s’inscrire dans une stratégie claire et précise de de transformation digitale.
4 – La plateforme est-elle pérenne ? Vu que la Digital Workplace sera un élément central de la transformation digitale de l’entreprise, mieux vaut miser sur un prestataire ne risquant pas de disparaitre du jour au lendemain. Ce marché très porteur attire de nombreuses startups dont l’avenir est parfois incertain.
